Los documentos generados por una empresa en sus transacciones tienen un formato definido e informaciones muy particulares según el tipo. Es decir, una factura de venta no tiene las mismas informaciones o formato que un recibo de ingreso. Además cada empresa tiene una línea gráfica con la que se identifica, y por tanto, lo ideal es que sus documentos conserven estos mismos diseños.
Por tal razón, Cashflow permite usar las plantillas por defecto o personalizar los formatos a aplicar en los documentos. Podrás usar varios formatos para impresión y determinar qué campos serán visibles en el documento tanto en el formato digital como en la impresión.
Se requiere realizar dos procesos para crear una nueva plantilla de documentos, primero definir las informaciones básicas de la plantilla y luego, diseñar el formato de la plantilla.
Pre-requisitos para crear plantillas de documentos en Cashflow:
Verifica que tengas permisos para realizar la operación.
Para definir las informaciones básicas de la plantilla en Cashflow, realiza los siguientes pasos:
Ingresa a la configuración: navega en el menú principal a Configuración > Generales > Plantillas.
Genera una nueva plantilla: haz clic en el botón nuevo.
Completa los datos básicos: selecciona el tipo de plantilla, en este caso, documento. Elige el módulo para determinar en qué área del sistema aparecerá la plantilla. Coloca el nombre del documento y si deseas, agrega una descripción.
Elige activo en el estado de la plantilla. Más adelante te explicamos el significado de los diferentes estados.
Guarda los datos básicos seleccionados previamente: para terminar este primer proceso y abrir el cuadro de herramientas de diseño, haz clic en el botón guardar, que se encuentra al lado de la opción vista previa.
Ahora, para diseñar el formato de la plantilla, realiza los siguientes pasos:
Después de guardar los datos básicos, el sistema presentará el cuadro de herramientas que te permitirá insertar tablas, editar textos, agregar imágenes y definir formatos. El formato se puede diseñar a partir de una plantilla por defecto, que ya trae el diseño básico de un tipo de documento o desde cero, insertando tablas, agregando las formas y el texto.
Genera la plantilla: en la barra de herramientas de la pestaña de plantilla, selecciona Insertar y luego haz clic en plantilla.
Elige la plantilla de ejemplo que deseas utilizar según el formato y la información del documento que necesitas generar. Obtendrás una vista previa de la plantilla de ejemplo. No te preocupes por lo que veas, podrás editar la información y el formato.
Inserta la plantilla: para continuar, haz clic en aceptar.
Modifica el formato: el formato se presentará en forma editable para que puedas personalizar el contenido de la plantilla y de la tabla de items según consideres. Para editar usa los comandos de la barra de herramientas, notarás que son los iconos comunes de los programas de edición de texto. Si necesitas ayuda no dudes en consultarnos.
Guarda: Después de editar la plantilla o verificar el formato, haz clic en guardar.
Luego de diseñar la plantilla, podrás aplicarle la plantilla al documento que le corresponde, de hecho, puedes asignarle más de una plantilla a un documento.
Leyenda: El texto entre corchetes es una variable que agrega automáticamente los datos reales (nombre, total, fechas, etc.) de los campos. Úsalos tal cual se presentan en la sección de leyenda, no los modifiques o perderás la información.
Estados de una plantilla
→ Activo: Lista para usarse, se visualiza en el módulo.
→ Borrador: Plantilla proforma, no se visualiza en el módulo.
→ Inactivo: Plantilla fuera de servicio.
Conoce las pestañas de la configuración de plantillas en Cashflow:
Plantillas
La pestaña de plantillas contiene el cuadro de herramientas con los editores de textos que podrás utilizar para personalizar el formato del documento.
Tabla de Item
Sirve para editar las configuraciones y formatos de la tabla que contiene los ítems en los documentos. Aquí puedes determinar el tipo de fuente de los diferentes campos, el tamaño, formato y espaciado. También, puedes determinar los diferentes bordes que deseas utilizar para la tabla.