La orden de compra es un documento que se envía para solicitar pedidos de mercancía o servicios, dejando claro las condiciones de la compra y el compromiso de pago. En esta sección aprenderás a crear una orden de compra.
Pre-requisitos para registrar Órdenes de Compras en Cashflow:
Verificar que tienes los permisos para realizar la operación.
Confirma haber registrado el proveedor que asociarás a la orden de compra.
Confirma haber registrado el empleado responsable de la orden de compra (Opcional).
Personalizar la información que deseas mostrar en la plantilla de Orden de compra (Opcional).
Para registrar Órdenes de Compras en Cashflow, realiza los siguientes pasos:
Ingresa al módulo: En el menú principal navega a Compras > Órdenes de Compra.
Abre un nuevo formulario: haz clic en el botón Nuevo.
Completa la información básica del documento, eligiendo el suplidor, la moneda, la fecha y el estatus.
Completa las demás pestañas de la orden de compra. Agrega los productos y/o servicios, haciendo clic en la pestaña de contenido. La pestaña de cuentas te permite agregar las cuentas contables afectas en la transacción, en caso de la gasto/compra no haya sido de un producto o servicio. Completa la información de cada línea. Puedes agregar los ítems que sean necesarios con solo hacer clic en el icono de +ítem.
En la pestaña de logística debes seleccionar el tipo de envío y la dirección de entrega del producto y de la factura de venta.
En la pestaña de condiciones de pago selecciona las opciones de pago y la forma.
Y por último la pestaña de archivos, es útil para vincular archivos relacionados con la transacción.
Confirma el estatus en el que deseas guardar.
Para finalizar, haz clic en la opción guardar.
Toda esta información registrada en las pestañas, se podrá copiar de un documento a otro en el proceso de compras.
Nota: para continuar creando documentos, coteja el recuadro Al guardar abrir uno nuevo, antes de darle clic a guardar.
Leyenda del estatus
→ Abierta: Documento editable con numeración de secuencia.
→ Borrador: Documento proforma, no se le asigna numeración de secuencia.
Pestañas de una orden de compra en Cashflow:
Pestaña de Logística
Sirve para definir informaciones relacionadas a la distribución física del producto.
→Tipo de envío: Selecciona cómo se va a transportar el producto.
→Dirección:
Enviar a: selecciona la localidad o almacén de destino del producto.
Facturar a: elige una dirección de las oficinas administrativas a la que quieres que te envíen la factura final de la venta.
Pestaña de Condiciones de pago
Se usa para seleccionar las condiciones y las formas de pago.
→Condiciones de pago: Cuando definiste el grupo o creaste el proveedor, configuraste los términos que vendrán por defecto en el documento. Sin embargo, al momento de hacer la orden de compra puedes modificarlos.
→Forma de pago: Selecciona la forma de pago acordada con el proveedor. Usa el campo de notas para escribir notas internas relacionadas a los términos. Esta información sólo se visualizará en el historial del documento.