La orden de compra es un documento que se envía para solicitar pedidos de mercancía o servicios, dejando claro las condiciones de la compra y el compromiso de pago. En esta sección aprenderás a crear una orden de compra.
Pre-requisitos para registrar Órdenes de Compras en Cashflow:
- Verificar que tienes los permisos para realizar la operación.
- Confirma haber registrado el proveedor que asociarás a la orden de compra.
- Confirma haber registrado el empleado responsable de la orden de compra (Opcional).
- Personalizar la información que deseas mostrar en la plantilla de Orden de compra (Opcional).
Para registrar Órdenes de Compras en Cashflow, realiza los siguientes pasos:
- Ingresa al módulo: En el menú principal navega a Compras > Órdenes de Compra.
- Abre un nuevo formulario: haz clic en el botón Nuevo.
- Completa la información básica del documento, eligiendo el suplidor, la moneda, la fecha y el estatus.
- Completa las demás pestañas de la orden de compra. Agrega los productos y/o servicios, haciendo clic en la pestaña de contenido. La pestaña de cuentas te permite agregar las cuentas contables afectas en la transacción, en caso de la gasto/compra no haya sido de un producto o servicio. Completa la información de cada línea. Puedes agregar los ítems que sean necesarios con solo hacer clic en el icono de +ítem.
- En la pestaña de logística debes seleccionar el tipo de envío y la dirección de entrega del producto y de la factura de venta.
- En la pestaña de condiciones de pago selecciona las opciones de pago y la forma.
- Y por último la pestaña de archivos, es útil para vincular archivos relacionados con la transacción.
- Confirma el estatus en el que deseas guardar.
- Para finalizar, haz clic en la opción guardar.
Toda esta información registrada en las pestañas, se podrá copiar de un documento a otro en el proceso de compras.
- Nota: para continuar creando documentos, coteja el recuadro Al guardar abrir uno nuevo, antes de darle clic a guardar.
Leyenda del estatus
→ Abierta: Documento editable con numeración de secuencia.
→ Borrador: Documento proforma, no se le asigna numeración de secuencia.
Pestañas de una orden de compra en Cashflow:
Pestaña de Logística
Sirve para definir informaciones relacionadas a la distribución física del producto.
→Tipo de envío: Selecciona cómo se va a transportar el producto.
→Dirección:
- Enviar a: selecciona la localidad o almacén de destino del producto.
- Facturar a: elige una dirección de las oficinas administrativas a la que quieres que te envíen la factura final de la venta.
Pestaña de Condiciones de pago
Se usa para seleccionar las condiciones y las formas de pago.
→Condiciones de pago: Cuando definiste el grupo o creaste el proveedor, configuraste los términos que vendrán por defecto en el documento. Sin embargo, al momento de hacer la orden de compra puedes modificarlos.
→Forma de pago: Selecciona la forma de pago acordada con el proveedor. Usa el campo de notas para escribir notas internas relacionadas a los términos. Esta información sólo se visualizará en el historial del documento.
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