La función de facturas recurrentes es útil, especialmente, para las empresas de servicio, porque ayuda a agilizar y automatizar el proceso de creación de facturas que se deben enviar de manera regular al mismo cliente y por el mismo servicio, durante un periodo de tiempo.
Pre-requisitos para crear una Factura Recurrente de Venta en Cashflow:
Verifica que tengas permisos para realizar la operación.
Verifica que tengas registrados tus clientes.
Verifica que tengas registrados tus productos.
Activa o desactiva la modificación del precio.
Agrega multimonedas.
En caso de facturar con comprobante fiscal, verifica que tengas secuencia.
Para crear una factura recurrente en Cashflow, realiza los siguientes pasos:
Abre una factura recurrente: En el menú principal navega al área de ventas > facturas recurrentes y haz clic en la opción de Nuevo.
Completa la información básica del documento: elige el cliente, la moneda, la fecha y el estado. Activo indicando que se debe ejecutar o borrador como recurrencia proforma.
Configura la recurrencia: Haz clic en el botón de + de la opción de recurrencia e indica la cantidad de veces que se generará la factura. Solo una vez: Genera una factura única. Diario, semanal, mensual o anual: indique cada cuantos días, semanas, meses o años y establezca un tiempo para finalizar la recurrencia. Puede ser indefinida, hasta que se detenga. Repetir una cantidad de veces o el día tal, hasta una fecha exacta.
Configura las opciones adicionales: Haz clic en el botón de + de la opción configurar documento. Aquí podrás Asignar la tasa cambiaría, establecer el envío automático e indicar si la factura debe generarse en borrador o abierta.
Agrega los productos y/o servicios: haciendo clic en la pestaña de contenido. Al seleccionar uno, el sistema cargará la información registrada en el producto/servicio y completará automáticamente los demás campos. Puedes agregar los ítems que sean necesarios con solo hacer clic en el icono de +ítem.
La pestaña de logística sirve para definir informaciones relacionadas a la distribución física del producto. Para ello, debes seleccionar el tipo de envío y la dirección de entrega del producto y de la factura de venta.
La pestaña de condiciones de pago se usa para dejar constancia de los acuerdos de pago. Selecciona las opciones de pago y la forma.
Y por último la pestaña de archivos, es útil para vincular archivos relacionados con la transacción.
Guarda los cambios: Para finalizar, haz clic en la opción guardar.
Nota Importante: para continuar creando documentos, coteja el recuadro "Al guardar abrir uno nuevo", antes de darle clic a guardar.
Pestaña de contenidos
Campo de descuento: si los descuentos están configurados por ítems, solo debes registrar el valor en porcentaje % y en el campo de totales el sistema colocará el equivalente en moneda.
Notas y términos: puedes predefinir la información que deseas mostrar en el campo de notas y términos editando la plantilla.
Con el botón de cargo adicional puedes agregar los pagos extras que debe hacerte el cliente por el servicio o producto. Selecciona cuantos sean necesarios.
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