El proceso de despacho de mercancías tiene el propósito de conseguir que las mercancías despachadas coincidan con lo acordado con el cliente. El área de ventas puede enviar las solicitudes de despacho, desde la factura u orden de venta o también el despacho puede copiar esos documentos. Además de crear nuevos despachos y luego enviarlos a facturación.
Pre-requisitos para registrar un despacho de mercancía en Cashflow:
Para registrar un despacho de mercancía en Cashflow, realiza los siguientes pasos:
Ingresa al módulo: Navega en el menú principal a Inventario > Despacho.
Abre un nuevo formulario: haz clic en el botón Nuevo.
Completa la información del documento: elige el cliente, la moneda, la fecha y el estatus. En la pestaña de contenido agrega los productos y/o servicios. Al seleccionar uno, el sistema cargará la información registrada en el producto/servicio y completará automáticamente los demás campos. Puedes agregar los ítems que sean necesarios con solo hacer clic en el icono de +ítem.
Confirma el estatus en el que deseas guardar.
Guarda: Para finalizar, haz clic en la opción guardar.
Con el botón de cargo adicional puedes agregar los pagos extras que debe hacer el cliente por el producto. Selecciona cuantos sean necesarios. Para crear cargos adicionales, haz clic aquí.
Luego de tener registrar el despacho, puedes copiar el documento a facturación.
Nota: para continuar creando documentos, coteja el recuadro "Al guardar abrir uno nuevo", antes de darle clic a guardar.
Leyenda del estatus
→ Despachada: Documento definitivo, con numeración de secuencia.
→ Borrador: Documento proforma, no se le asigna numeración de secuencia.
Conoce las pestañas de un Documento de Despacho de Cashflow.
→Campo de descuento: Si los descuentos están configurados por ítems, solo debes registrar el valor en porcentaje % y en el campo de totales el sistema colocará el equivalente en moneda. Cambia la configuración de descuento aquí.
→Notas y términos: puedes predefinir la información que deseas mostrar en el campo de notas y términos. Para aprender cómo hacerlo haz clic aquí.
Pestaña de Logística
Sirve para definir informaciones relacionadas a la distribución física del producto. Para ello, debes seleccionar el tipo de envío y el lugar de entrega del producto, y de la factura de venta.
→Tipo de envío: Selecciona cómo se va a transportar el producto.
→Dirección: consulta logística en la dirección del cliente.
Enviar a: selecciona el lugar de destino del producto.
Facturar a: elige una dirección de las oficinas administrativas a la que quieres enviar la factura final de la venta.
Pestaña de Condiciones de pago
Se usa para seleccionar las condiciones y las formas de pago. Ver más
→Condiciones de pago: Cuando definiste el grupo o creaste el cliente, se configuraron por defecto los términos. sin embargo, al momento de hacer la cotización puedes modificarlos.
→Forma de pago: Selecciona la forma de pago acordada con el cliente. Nota: Usa este campo para escribir notas internas relacionadas a los términos. esta información sólo se visualizará en el historial del documento.
Pestaña de Documentos
Sirve para archivar un documento asociado a la transacción.