Al finalizar un período contable o al hacer un corte en una fecha específica, las cuentas deben estar claras y cuadradas. Eso se refleja en una balanza de comprobación, la cual se usa como base para iniciar las operaciones de una empresa en Cashflow.
Para cargar los balances iniciales de las cuentas se realiza una entrada de diario. Sin embargo, algunas cuentas auxiliares deben tener un soporte que permita a futuro continuar con las operaciones. Por ejemplo, una factura de balance inicial te permitirá tener un soporte para aplicarle un recibo de ingreso, cuando el cliente pague. Más adelante te explicamos un poco más de los auxiliares y para qué servirá cada uno.
Pre requisitos para registrar los balances iniciales en Cashflow:
Verifica que tengas permisos para realizar la operación.
Elige la fecha en la que harás el corte. Asegúrate tener a mano la Balanza de Comprobación cuadrada a esa fecha.
Verifica que tengas registradas las cuentas contables que afectarás en la entrada de balance inicial.
Verifica que tengas registrados los maestros. Carga tu listado de clientes, proveedores, productos y servicios para poder registrar los documentos de balance inicial o también puedes registrarlos directamente al realizar el documento.
Para registrar los balances iniciales en Cashflow, realiza los siguientes pasos:
1. Registra los balances de las cuentas auxiliares creando los documentos de balance inicial: Crear los documentos de balance inicial permitirá al usuario registrar las transacciones pendientes con los saldos de las cuentas auxiliares (CxC, CxP y Cuentas de banco). Más adelante tienes una lista de los documentos de balance inicial.
Sugerencia: Después de registrar tus documentos de balance inicial, comprueba que la suma de los auxiliares sea correcta, generando un reporte de mayor general con la cuenta balance inicial.
2. Registra la entrada de diario de balance inicial: Carga la balanza de comprobación en una entrada de diario, las cuentas auxiliares que ya registraste en los documentos de balance inicial, sustitúyelas por la cuenta balance inicial con el saldo que ya registraste en el documento.
Sugerencia: Verifica que la cuenta de balance inicial esté cerrada, es decir, con el saldo en cero. Generando un reporte de mayor general con la cuenta balance inicial.
3. Genera un balance de comprobación: Genera este reporte para revisar los datos cargados en la entrada de diario. La diferencia entre el débito y el crédito debe ser cero, de esta manera, se comprueba que los registros contables están cuadrados.
→ Lo recomendable es completar este proceso antes de registrar las transacciones en Cashflow. Sin embargo, en cualquier momento, se puede cuadrar la contabilidad realizando ajustes con entradas de diario que actualicen los balances de las cuentas o en otros casos, re-clasificando las cuentas.
Documentos de balance iniciales o registro de auxiliares:
→ Cuentas de Banco: Crea las cuentas de banco y caja por el módulo de bancos e indica el saldo a la fecha de corte.
→ Facturas de balance inicial: Utiliza estos documentos para registrar los balances de las cuentas por cobrar. Este documento de balance inicial servirá de soporte para asociarlo al recibo de ingreso, cuando el cliente realice el pago.
→ Recibos de ingreso de balance inicial: Utiliza este documento para registrar los anticipos recibidos de clientes que tengas pendiente por aplicar a la fecha del corte. Te servirá para aplicarlo el pago a la factura cuando la registres en un futuro.
→ Gastos & Compras de balance inicial: Registra las cuentas por pagar pendientes con este documento.
→ Cheques & Pagos de balance inicial: Agrega los pagos adelantados a proveedores pendientes. Te servirá para aplicarlo al gasto cuando lo registres en un futuro.
→ Entrada de inventario de balance inicial: Carga el listado de existencia de los productos inventariados y sus costos.